UDM Showcase: Störungsmeldungs-System

01

Störungsmeldungen im Kontext Ihrer Daten

Ticketsysteme sind in Unternehmen weit verbreitet und erfüllen ihren Zweck. In der Praxis stehen sie jedoch oft neben anderen Systemen: Asset-Daten, Wartungshistorien oder Vertragsinformationen liegen in separaten Tools. Für Bearbeiter bedeutet das häufig Systemwechsel und Nachfragen.

UDM verbindet Störungsmeldungen direkt mit den Fachdaten: Gebäude, Geräte, Fahrzeuge, IT-Infrastruktur. Das Ticket wird Teil des Gesamtbildes — auf einer Plattform, mit Ihren bestehenden Systemen verbunden.

02

Typische Ausgangslage und der UDM-Ansatz

Viele Unternehmen arbeiten mit gewachsenen Werkzeug-Landschaften. UDM bündelt die Bausteine auf einer Plattform.

Häufig anzutreffen

Mehrere Werkzeuge im Einsatz

Tickets in einem eigenen System oder per E-Mail
Asset- und Gerätedaten in einer separaten Datenbank oder Tabelle
Auswertungen in Reporting-Tools oder manuell zusammengestellt
SLA-Fristen und Benachrichtigungen teilweise manuell gepflegt
Anpassungen an neue Prozesse oft erst im nächsten Release

Mit UDM

Ein integrierter Arbeitsplatz

Störungen, Assets und Fristen auf einer Plattform verbunden
Asset-Durchgriff direkt im Ticket: Wartungshistorie, Verträge, Standort
Dashboards und Auswertungen als konfigurierbare Bausteine enthalten
SLA-Fristberechnung und Benachrichtigungen regelbasiert
Neue Felder und Regeln durch den eigenen Administrator

03

Disponenten-Cockpit: Wer arbeitet woran?

Schichtbeginn in der Leitstelle: Der Teamleiter öffnet das Kanban-Board und sieht sofort — zwei P1-Tickets warten, mehrere Kollegen sind an Störungen dran, eines wartet auf ein Ersatzteil.

UDM — Universal Data Manag…

UDM * Störungsmeldung * kanb…

Hauptmenü

Offene Fenster 3

Störungen 3

Dashboard

Kanban-Board

Alle Tickets

Self-Service 2

Neue Meldung

Meine Tickets

Verwaltung 2

Kategorien

Teams

SM Kanban-Board 9 Tickets

Neu 2

T-0042 · P1

Aufzug 3.OG außer Betrieb

Gebäude Haustechnik

T-0041 · P1

ITCS-Leitstellenserver nicht erreichbar

IT IT-Support

Zugewiesen 3

T-0040 · P3

Kaffeemaschine Küche 2.OG tropft

Arbeitsmittel Facility

T-0039 · P2

WLAN Konferenzraum A instabil

IT F. Weber

T-0038 · P3

Drucker 1.OG Papierstau

IT K. Schmidt

In Arbeit 2

T-0036 · P2

Dienstwagen Bremse quietscht

Fuhrpark A. Meier

T-0035 · P3

ERP Fehlermeldung beim Monatsabschluss

IT S. Braun

Wartend 1

T-0037 · P3

Heizung Büro 4.12 fällt aus

Gebäude M. Klein

Gelöst 1

T-0032 · P2

Beamer Konferenzraum B defekt

IT gelöst 14.04.

04

Ticket-Detail mit Asset-Durchgriff

Jedes Ticket zeigt nicht nur den Vorgang, sondern auch die verknüpften Asset-Daten: Geräte-Infos, Wartungshistorie und Vertragsstatus — direkt im Ticket.

UDM * Störungsmeldung * T-00…

SM Störungsmeldung T-0042 · Aufzug 3.OG außer Betrieb

Stammdaten

Kommentare 3

Anhänge 1

Asset-Info

Änderungshistorie

Ticket-Daten

Ticket-Nr.

T-0042

Titel

Aufzug 3.OG außer Betrieb

Status

Neu

Priorität

P1 Kritisch

SLA-Reaktionsfrist

16.04.2026, 14:43 Uhr Kritisch!

Störung

Störungsart

Gebäude

Störungstyp

Aufzug

Schweregrad

Betriebsunterbrechung

Standort

Hauptgebäude, 3. Obergeschoss

Betroffenes Asset Asset-Durchgriff

Gerät

Aufzug HG-A03 (Typ A3)

Letzte Wartung

28.03.2026

Nächste Prüfung

28.09.2026

Garantie

Abgelaufen

Zuweisung

Melder

Lisa Bauer (Empfang)

Team

Haustechnik

Bearbeiter

— nicht zugewiesen —

05

Ticket-Verlauf: Was ist passiert, wer hat was getan?

Ein neuer Kollege übernimmt ein laufendes Ticket. In der Timeline sieht er sofort: wann die SLA-Warnung kam, was die KI empfohlen hat, welche Kollegen kommentiert haben — kein Rückfragen nötig.

UDM * Störungsmeldung * T-00…

SMStörungsmeldungT-0042 · Aufzug 3.OG außer Betrieb

Stammdaten

Timeline 8

Anhänge 1

Asset-Info

Verknüpfte Tickets 2

SLA-Reaktionsfrist: 14:43 — noch 4 Minuten! P1 = 30 Min. Reaktionszeit

MK

Kommentar hinzufügen…

Heute · 16. April 2026

14:28 Eskalation — SLA-Warnung ausgelöst Automatisch

Ticket seit 15 Min. nicht zugewiesen. Benachrichtigung an Teamleiter Haustechnik (M. Richter) gesendet.

14:14 KI-Assistent — Analyse und Empfehlung KI

Fehlercode E-47 = Türantrieb blockiert (Sicherheitsabschaltung)

Häufigste Ursache: Fremdkörper in Türschiene. 3 Störungen in 8 Monaten am selben Asset — mögliches Muster.

Service anrufen Problem-Ticket Wartungsvertrag

14:13 System — Auto-Zuweisung + SLA Automatisch

Kategorie „Gebäude / Aufzug“ → Team Haustechnik. P1 → SLA-Reaktionsfrist 14:43 (30 Min.). Nr. T-0042 vergeben.

14:13 Lisa Bauer — Anhang Datei

display-fehler-e47.jpg

245 KB

Vorschau

14:13 Lisa Bauer — Ticket erstellt Erstellt

„Aufzug 3.OG bleibt zwischen EG und 1.OG stecken. Display zeigt Fehlercode E-47. Keine Personen eingeschlossen.“

15. April 2026 · Mittwoch

23:14 Asset-Monitoring — Fehlercode registriert IoT

Aufzug HG-A03: Fehlercode E-47 bei Wartungsfahrt erstmals registriert (nicht blockierend, automatisch quittiert). Heute durch KI-Analyse mit T-0042 verknüpft.

Prototyp-Hinweis: Die Timeline führt verschiedene Event-Typen chronologisch zusammen: Benutzer-Kommentare, System-Events (Auto-Zuweisung, SLA), KI-Analysen und Datei-Anhänge. Jeder Typ hat eigene Farbe und Icon. Dieses Pattern ist generisch nutzbar für Schulungsfortschritt, Auftragsverläufe, Beschwerde-Historien und jede Entität mit Verlaufschronik.

06

Verknüpfte Tickets: Zusammenhänge sichtbar machen

Tickets existieren nicht isoliert. Wiederkehrende Störungen, Folgemaßnahmen und gemeinsame Ursachen werden über Verknüpfungen sichtbar.

UDM * Störungsmeldung * T-00…

SMStörungsmeldungT-0042 · Aufzug 3.OG außer Betrieb

Stammdaten

Timeline 8

Anhänge 1

Asset-Info

Verknüpfte Tickets 2

Problem-Ticket (Ursache) Von KI vorgeschlagen

T-0043

Offen

Aufzug HG-A03: Wiederkehrende Türstörungen — Grundursache prüfen

3 Incidents in 8 Monaten am selben Asset. KI-Empfehlung: Herstellerinspektion beauftragen.

Gebäude Haustechnik

ZUGEHÖRIGE INCIDENTS

T-0042 Aufzug außer Betrieb Neu

T-0019 Tür schließt nicht Gelöst

T-0008 Fehlercode E-12 Gelöst

Folgeauftrag

T-0044

Zugewiesen

Aufzug HG-A03: Notinspektion durch den Aufzugsdienst beauftragen

Erstellt aus Empfehlung der KI-Analyse. Wartungsvertrag prüfen, Termin mit dem Aufzugsdienst vereinbaren.

Gebäude M. Klein

Incident ↔ Problem

Wiederkehrende Störungen am selben Asset werden automatisch zu einem Problem-Ticket gebündelt. ITIL-konform: Incident → Problem → Ursachenanalyse.

Folgeaufträge

Aus einem Ticket heraus können Folgeaufträge an andere Teams erstellt werden — z. B. Werkstattauftrag, Beschaffung oder externe Beauftragung.

KI findet Zusammenhänge

Der KI-Assistent erkennt Muster über die Asset-Historie und schlägt Verknüpfungen vor, bevor der Bearbeiter danach sucht.

07

KI-gestützte Bearbeitung

Der integrierte KI-Assistent analysiert Störungsmeldungen, erkennt Muster und unterstützt Bearbeiter mit konkreten Handlungsempfehlungen.

KI-Fähigkeiten

Fehlercode-Analyse

KI erkennt Fehlercodes in der Beschreibung, ordnet sie dem Gerätetyp zu und liefert eine Klartexterklärung mit häufigsten Ursachen.

Mustererkennung

Erkennt wiederkehrende Störungen am selben Asset und schlägt vor, ein Problem-Ticket zu erstellen oder eine Grundursachen-Analyse einzuleiten.

Lösungsvorschläge

Basierend auf ähnlichen gelösten Tickets schlägt die KI erprobte Lösungswege vor — „Bei 4 von 5 ähnlichen Fällen hat ein Neustart geholfen“.

Auto-Kategorisierung

Freitext-Meldungen werden automatisch der richtigen Kategorie und Priorität zugeordnet — „Drucker druckt nicht“ → IT / Hardware / P3.

Beispiel: KI-Assistent im Ticket

KI-Assistent T-0042 analysiert

Fehlercode E-47 bei Typ A3 bedeutet: Türantrieb blockiert (Sicherheitsabschaltung). Häufigste Ursache (73%): Fremdkörper in Türschiene.

Muster erkannt: 3 Störungen in 8 Monaten am Aufzug HG-A03 (T-0042, T-0019, T-0008). Alle betreffen mechanische Komponenten.

Empfehlung: Herstellerinspektion beauftragen.

Ähnliche gelöste Tickets:

T-0019 Tür schließt nicht → Sensor gereinigt, Türschiene freigelegt

T-0008 Fehlercode E-12 → Antriebsriemen getauscht (Aufzugsdienst)

Frage an den KI-Assistenten

Plattform-Feature: Der KI-Assistent nutzt die bestehende UDM-KI-Infrastruktur mit semantischer Suche über eine integrierte Wissensdatenbank. Fehlercode-Datenbanken können als Wissensdokumente hinterlegt werden. Die Mustererkennung basiert auf der Änderungshistorie und der Asset-Störungshistorie. Das Sprachmodell dahinter kommt in der Grundeinstellung von OpenAI.

08

Montagmorgen-Meeting: Wo stehen wir?

Die Betriebsleiterin öffnet das Dashboard und sieht: 2 offene P1-Tickets, SLA-Quote bei 94%, IT-Support am Limit. Sie entscheidet sofort — Kapazität umschichten.

UDM * Störungsmeldung * dash…

SMDashboardApril 2026

22

Offene Tickets

Gesamt aktiv

2

P1 Kritisch

Sofortmaßnahme

94%

SLA-Quote

Innerhalb Frist gelöst

2,3h

MTTR

Ø Zeit bis Lösung

Nach Kategorie

IT 45%

Gebäude 28%

Fuhrpark 15%

Arbeitsmittel 12%

Nach Team

IT-Support

10

Haustechnik

6

Facility

4

Fuhrpark

2

09

Self-Service: Neue Störung melden

Mitarbeiter melden Störungen über ein einfaches Formular. Das Ticket wird automatisch an das zuständige Team weitergeleitet.

UDM * Neue Meldung * unterneh…

SM Neue Störung melden

Was ist das Problem? *

Aufzug 3.OG außer Betrieb

Beschreibung

Der Aufzug im Hauptgebäude, 3. Obergeschoss, bleibt stehen und reagiert nicht auf Tastendruck. Die Tür öffnet sich nicht vollständig.

Kategorie *

Gebäude → Aufzug

Standort

Hauptgebäude, 3. OG

Screenshot / Foto

Datei hierher ziehen oder durchsuchen

Ihr Ticket wird automatisch an das zuständige Team weitergeleitet.

10

Alles aus einer Plattform — konfiguriert, nicht programmiert

Jeder dieser Bausteine ist ein UDM-Feature. Kein Zusatzmodul, keine Sonderlizenz. Was Sie hier sehen, kann Ihr Administrator selbst einrichten und anpassen.

Auto-Zuweisung

Die Kategorie bestimmt das Team automatisch über konfigurierbare Regeln. IT-Störungen gehen an IT-Support, Gebäude an Haustechnik.

SLA-Überwachung

Fristberechnung pro Priorität — Lösungszeit: P1 = 4h, P2 = 8h, P3 = 24h; die Reaktionszeit ist enger gefasst (P1 = 30 Min.). Automatische Eskalation bei Überschreitung.

Benachrichtigungen

E-Mail + Push bei Erstellung, Zuweisung, Statuswechsel, Lösung und SLA-Eskalation. Pro Rolle konfigurierbar.

Asset-Durchgriff

Das Ticket zeigt Gerätedaten, Wartungshistorie und Verträge direkt an. Kein Systemwechsel nötig.

Kanban + Dashboard

Alle Ansichtstypen konfigurierbar nutzbar: Kanban, Tabelle, Diagramm, KPI-Karten, Kalender.

Rollen & Berechtigungen

Melder sieht nur eigene Tickets. Teamleiter sieht sein Team. Administrator sieht alles. Jede Rolle bekommt ihre eigene Maske, auch einzelne Felder lassen sich sperren.

11

Selbst änderbar: ein Beispiel in drei Schritten

Ihre Flotte bekommt E-Busse, ab sofort sollen Störungen an Ladepunkten als eigene Kategorie laufen. Ihr Admin ergänzt das selbst — hier braucht es nicht einmal ein neues Feld, nur einen neuen Eintrag im Katalog.

1

Die Daten: eine neue Kategorie im Katalog

Kategorie	Zuständiges Team	SLA-Reaktion
IT-Arbeitsplatz	IT-Support	4 Stunden
Gebäude & Anlagen	Facility	8 Stunden
Ladeinfrastruktur (neu)	Werkstatt E-Technik	2 Stunden

2

Die Konfiguration: ein Eintrag mit zwei Regeln

Anwendung · Kategorien · Neuer Eintrag

Bezeichnung

Ladeinfrastruktur

Auto-Zuweisung

Team Werkstatt E-Technik

SLA

Reaktion 2 Stunden, Eskalation an Leitstelle

Kein neues Feld, kein Update: Kategorien sind selbst nur Daten. Der Fachbereich pflegt sie direkt in der Anwendung.

3

Das Ergebnis: Formular, Zuweisung und SLA-Uhr greifen sofort

Neues Ticket	Kategorie	Automatisch gesetzt
Ladepunkt 04 lädt nicht, Betriebshof	Ladeinfrastruktur	Team Werkstatt E-Technik · SLA-Uhr 2 h läuft

Die Kategorie erscheint im Meldeformular, im Self-Service-Portal und im Kanban-Board — ohne weitere Einrichtung.

12

Was UDM anders macht

Die entscheidenden Vorteile gegenüber herkömmlichen Ticketing-Lösungen.

Typische Einschränkung	So löst UDM das
Festes Datenmodell — neue Felder erfordern den Hersteller	Datenmodell frei konfigurierbar. Neues Feld in Minuten — durch den eigenen Administrator, ohne Entwickler.
Tickets ohne Bezug zu echten Assets — CMDB als separates Zusatzmodul	Asset-Durchgriff direkt im Ticket: Wartungshistorie, Verträge, Standort — alles auf derselben Plattform.
Dashboards und Reporting als Zusatzlizenz oder eigenes Tool	KPI-Karten, Diagramme, Kanban, Matrix — konfigurierbare Ansichten ohne Zusatzkosten.
Keine GIS- oder Kartenansicht	Störungen auf der Karte: Standorte, Haltestellen, Gebäude mit ThinkGeo-Integration.
Nur Cloud-Betrieb möglich	On-Premise, Cloud oder hybrid — volle Datensouveränität.
Kosten pro Agent und Monat, steigende Lizenzkosten bei Skalierung	Jede App bringt Nutzer mit, und alle dürfen alle Apps nutzen. Erst darüber kostet ein Nutzer einen kleinen Betrag.
Nur IT-Störungen abgedeckt, andere Bereiche erfordern separate Systeme	IT, Gebäude, Fuhrpark, Arbeitsmittel — alle Störungsarten in einer Anwendung, Multi-Team-fähig.

13

Eine Plattform, viele Anwendungsfälle

Das Störungsmeldungs-System ist ein Anwendungsfall auf der UDM-Plattform. Dieselben Bausteine — Datenmodell, Kanban, Timeline, SLA-Überwachung, Dashboards, Benachrichtigungen — eignen sich für viele weitere Bereiche im Unternehmen.

Das Störungsmeldungs-System ist dabei ein Baustein. Tickets, Assets und Verläufe werden Teil der Plattform und stehen jedem weiteren Modul zur Verfügung. Ein Beispiel steckt schon in diesem Showcase: Der Asset-Durchgriff im Ticket zeigt dieselben Gerätedaten, mit denen auch Prüffristen und Wartung arbeiten — verbunden per Konfiguration, ohne neue Schnittstelle.

Wartungsmanagement

Wartungspläne, Fristen, Prüfberichte, Wiederkehrende Aufträge — mit denselben Assets, derselben Timeline und denselben Eskalationsregeln.

Beschwerde- und Qualitätsmanagement

Beschwerden erfassen, kategorisieren, weiterleiten, dokumentieren — das Ticketsystem-Muster funktioniert auch hier.

Auftrags- und Service-Abwicklung

Kundenaufträge, Serviceeinsätze, Materialanforderungen — mit Status, Fristen und Benachrichtigungen.

Vertrags- und Dokumentenmanagement

Vertragsfristen, Dokumente, Zuständigkeiten — die Asset-Verknüpfung und Timeline lassen sich direkt übertragen.

Qualifikations- und Schulungsverwaltung

Schulungsfortschritt, Qualifikationsnachweise, Fristen — die Timeline zeigt den Verlauf, die SLA-Logik überwacht Ablaufdaten.

Projekt- und Aufgabenverwaltung

Aufgaben, Meilensteine, Zuständigkeiten, Fortschrittsanzeige — das Kanban und die KPI-Dashboards sind direkt nutzbar.

UDM wächst mit Ihren Anforderungen. Neue Bereiche konfigurieren Sie selbst oder gemeinsam mit uns.

Was mit den nächsten Versionen kommt

2027.02Zeitleiste je Ticket

2027.03Rechte bis auf einzelne Felder

2027.06KI im Ticket: Analyse, ähnliche Tickets, Bündelung

Hinweis: Es handelt sich um die beispielhafte Umsetzung eines Störungsmeldungs-Systems auf der UDM-Plattform. Datenmodell, Ansichten, Kategorien, Status und Eskalationsregeln werden in der konkreten Umsetzung auf Ihre Prozesse und Begriffe zugeschnitten. Die dargestellten Daten sind Beispieldaten.

Hinweis zur Integration: UDM lässt sich an bestehende Systeme anbinden — Monitoring-Tools, Active Directory, SAP, E-Mail-Server, Asset-Datenbanken. Bestehende Daten werden übernommen, Parallelbetrieb ist möglich.